Wir bieten Ihnen den für Sie optimalen Archivservice - Famasec, klein genug um grosses zu leisten

Unsere Stärke ist die moderner Verwaltungsarbeit und wir bieten Ihnen dafür unsere professionelle Hilfe.


klein genug um grosses zu leisten

Die Unordnung in diesem Archiv muss beseitigt werden.

Arbeiten im Archiv

Die Rolle der Archive als rechtssichernde und historische Institutionen, die die Arbeitsabläufe und Entscheidungen in Verwaltungen nachvollziehbar und hinlänglich ihrer Gesetzeskonformität transparent machen, wird mitunter durch die Komplexität moderner Schriftgutverwaltung vergessen. Denn die Führung und Pflege des Aktenbestandes ist keine einfache Aufgabe und erscheint deshalb manches Mal als Last des Vergangenen. Dabei besitzt Ihr Archiv im Besonderen auch eine historische Dimension, denn es dokumentiert einen Teil der historischen Realität Ihrer Gemeinde. Ihr Archiv ist der historische Reflex staatlichen Lebens. Es spiegelt die Entstehung, die Verwendung und Bedeutung von Schriftgut rechtlichen und verwaltungsmässigen Charakters. Deshalb erfüllt die Führung des Archivs einen gesellschaftlichen Auftrag.

Ihnen helfen, diesen Auftrag zu bewältigen und aktiv an der Mitgestaltung unserer demokratischen Gesellschaft mitzuarbeiten, ist die Profession der famasec.

In enger und vertrauensvoller Rücksprache mit Ihnen und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten, bietet Ihnen famasec ein Aktenmanagement, welches den vollständigen Lebenszyklus Ihres Verwaltungsschriftgutes von der Entstehung der Dokumente bis zu deren endgültigen Archivierung beziehungsweise allfälligen Vernichtung umfasst.

Auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche zugeschnitten, führen wir in diesem Sinne eine nachhaltige und angemessene Bestandspflege und Archivbewirtschaftung durch: vorausschauend können wir bereits bei den Aktenbildnern die Aktenläufe bestimmen und entscheiden, ob beziehungsweise wie lange ein Dossier, ein Bauplan oder eine Steuererklärung aufbewahrt werden muss. Von uns nach den gesetzlichen Grund- und Vorlagen ausgearbeitete Registratur- und Archivpläne verzeichnen Ihre Dokumentenbestände und ermöglichen Ihnen, zielgerichtet und zügig auf benötigte Unterlagen im Registratur- oder Archivbereich zurückzugreifen.

Wir bearbeiten Ihr Verwaltungsschriftgut mit mehrstufigen Archivierungsschritten und wenden dabei ein vertikales Erschliessungssystem an, welches Ihnen eine spätere Rekonstruktion der Verwaltungsvorgänge und der Aktenbildung erleichtert (Provenienzprinzip) und gleichzeitig einen raschen Zugriff auf Ihre Unterlagen ermöglicht. Denn die jährlich zu archivierenden Verwaltungsakten werden zunächst in einem Vorarchiv nach Signatur des Registraturplanes geordnet und für eine festgelegte Dauer dort aufbewahrt. Erst nach Ablauf einer ersten Aufbewahrungspflicht werden die Akten sortiert, endgültig erschlossen und im entsprechenden Findmittel angelegt, in das Endarchiv überführt oder gegebenenfalls entsorgt.

famasec führt Neuordnungen, Nachführungen und Bewirtschaftungen von Aktenbeständen und Archivalien inklusive der Entsorgung der nicht mehr aufbewahrungspflichtigen Dokumente (Kassandra) durch. Dabei halten wir uns strikt an die Vorgaben der entsprechenden eidgenössischen und kantonalen Gesetzgebungen, damit eine reibungslose und nachhaltig wirkende Zusammenarbeit zwischen uns, Ihnen und den Kontrollbehörden gewährleistet ist.

Da wir auf Grund unserer eigenen Erfahrungen wissen, dass sich oftmals bereits grosse Aktenmengen angesammelt haben, die schlichtweg "liegen geblieben" sind oder von denen Sie vielleicht nicht wissen, wie diese in das Archiv überführt werden sollen, setzt unser Service bereits in Ihrem Büro an. Deshalb bieten wir Ihnen auch eine fachgerechte retrospektive Bearbeitung Ihrer "Altbestände". Dabei gehen wir jederzeit auf Ihre Bedürfnisse ein und passen unsere Dienste entsprechend an.

 

Auf einen Blick:

  • Nachführung des Verwaltungsschriftgutes
  • Neuordnungen und Zusammenführung existierender Archivbestände
  • Erschliessung und Betreuung des historischen (End-)Archivs
  • Vertrauensvolle und fachmännische Entsorgung des Kassationsanteils
  • Projektmanagement bei bautechnischen Problemlösungen im Archivbereich
  • Beratung und Schulung der AktenbildnerInnen und Archivnutzenden
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